Komputerisasi Penjualan ( FOB )

BAB  I

PENDAHULUAN

Latar  Belakang Masalah

Berkembangnya usaha-usaha perdagangan yang sangat pesat pada saat ini menjadikan informasi sebagai hal yang sangat penting peranannya dalam menunjang jalannya operasi-operasi demi tercapainya tujuan yang diinginkan oleh perusahaan.

Demi mempermudah pelanggan atau konsumen mendapatkan barang yang diinginkan dan dibutuhkan , maka suatu perusahaan atau organisasi public harus menyediakan suatu kegiatan yaitu penjualan kredit.

     

Melihat betapa rumit dan susahnya proses pengajuan kredit pada suatu perusahaan atau organisasi public – kredit. Maka penulis berkeinginan menerapkan sistem komputerisasi penjualan kredit pada sebuah perusahaan atau organisasi public – kredit yaitu berupa FOB ( Formulir Order Beli ).

Identifikasi Masalah

Ø Sistem penjualan yang masih manual dan kurang efektif dan efisien.

Ø Biaya operasional perusahaan terus meningkat dan tidak seimbang dengan pendapatan perusahaan.

Ø Lambatnya penanganan pelanggan oleh pihak perusahaan atau organisasi public - kredit.

Ruang Lingkup

Ruang lingkup masalah dalam penulisan dibatasi hanya pada permasalahan yang berhubungan dengan transaksi penjualan kredit yang meliputi, pendataan pelanggan dan produk, pemrosesan transaksi piutang dan pembayaran oleh pelanggan, dan pembuaan laporan untuk pimpinan dan pelanggan.

BAB II

PEMBAHASAN

Sistem informasi penjualan

Sistem informasi penjualan adalah sistem informasi yang mengatur tentang penjualan baik yang dilakukan secara piutang ataupun secara tunai pada perusahaan atau organisasi public – kredit terhadap pelanggan yang meliputi transaksi penjualan itu sendiri dan transaksi pembayaran yang dilakukan pelanggan. Transaksi piutang adalah transaksi dimana pelanggan melakukan pembelian produk baik berupa barang ataupun jasa kepada perusahaan atau organisasi public – kredit. Sedangkan transaksi pembayaran adalah transaksi dimana pelanggan melakukan pembayaran atas piutang yang telah terjadi sebelumnya.

Sistem aplikasi penjualan kredit memiliki beberapa elemen yang mendukung integrasi sistem. Elemen-elemen sistem penjualan kredit yaitu :

1.    Akun Pengguna

Pada aplikasi penjualan kredit diperlukan suatu aturan tentang hak untuk mengakses aplikasi, dalam hal ini disebut Akun Pengguna (User Account).

2.    Pelanggan

Pelanggan adalah salah satu elemen penting dan juga menjadi aktor pada beberapa kasus yang ada pada sistem penjualan kredit.

3.    Produk

Selain pelanggan, produk juga merupakan elemen penting pada sistem penjualan kredit. Produk adalah barang dan jasa yang ditawarkan perusahaan atau organisasi public – kredit kepada pelanggan.

4.    Piutang

Piutang merupakan hasil dari relasi pelanggan dan produk. Piutang terjadi karena pelanggan melakukan transaksi untuk membeli produk perusahaan atau organisasi public – kredit

5.    Detail Piutang

Detail piutang menjelaskan lebih detail transaksi piutang mengenai produk apa saja yang dibeli oleh pelanggan dan juga untuk menghindari terjadinya duplikasi nomor bon pada transaksi piutang yang dilakukan oleh pelanggan.

6.    Pembayaran

Pembayaran merupakan pembayaran yang dilakukan pelanggan kepada perusahaan atau organisasi public – kredit atas transaksi piutang yang telah terjadi sebelumnya.

7.    Detail Pembayaran

Detail pembayaran menjelaskan lebih rinci transaksi pembayaran mengenai nomor bon mana saja yang dibayar dan menghindari terjadinya duplikasi nomor kwitansi pada pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan.

Komputerisasi Penjualan

Sitem penjualan yang dilakukan oleh perusahaan atau sebuah organisasi public yang dimana prosedur-prosedur penjualannya telah terkomputerisasi dalam sebuah basis data.

Sedangkan dalam Kompeterisasi Penjualan Kredit pelanggan terlebih dahulu harus mengisi formulir order beli ( FOB ) yang sudah disediakan oleh pihak perusahaan atau organisasi public kredit. Dari FOB yang telah diisi oleh pelanggan kemudian untuk didata oleh petugas perusahaan .

Pengaturan Komputerisasi Penjualan Kredit dan FOB

Infrastruktur  Komputerisasi  Penjualan Kredit :

a.     Perangkat Komputer ( PC )

1.    Komputer  public  ( digunakan para pelanggan ).

2.    Komputer  petugas ( khusus petugas utk merekam FOB yang telah diisi pelanggan ).

b.    LAN ( Local Area Network )

c.     Sistem Informasi

d.    Jaringan Internet

Adapun pendukung infrastuktur yang lainnya yaitu :

}  Database server, yaitu pusat dari form data FOB;

}  FTP server, yaitu untuk melakukan kirim/terima berkas FOB melalui jaringan komputer;

}  Mail server, yaitu server yang melayani segala sesuatu yang berhubungan dengan surat elektronik (e-mail);

}  Printer server, yaitu untuk menerima permintaan-permintaan pencetakan, mengatur antriannya, dan memprosesnya;

}  Perangkat lunak yang digunakan untuk pembuatan FOB antara lain ; Ms.Office Access , SQL server dan juga Oracle.

}  Perangkat lunak yang paling banyak digunakan adalah Apache yang bersifat open source (bebas terbuka-gratis). Untuk yang mengunakan Microsoft, terdapat perangkat lunak untuk web server yaitu IIS (Internet Information Sevices). Sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam sistem informasi ini adalah  :

a.     Database Administrator, yaitu penanggung  jawab kelancaran basis data.

b.    Network Administrator,  yaitu penanggung  jawab kelancaran operasional jaringan computer.

c.     System Administrator, yaitu penanggung  jawab siapa saja yang berhak mengakses sistem.

Dalam Sistem Komputerisasi Penjualan Kredit Organisasi Publik - Kredit , prosedurnya diatur sebagai berikut :

Ø Pelanggan mengisi Formulir Oder Beli (FOB) dan oleh Bagian Penjualan

Ø FOB direkam ke komputer oleh petugas tertentu yang sudah ditunjuk.

Data yang direkam dari dokumen input FOB ialah:

1.    Kode Pelanggan (KP),

2.    Kode Barang (KB),

3.     Jumlah (JB) yang akan dibeli, dan

4.    TanggalFOBnya (TG).  

Pada akhir  jam kerja , dicetak Laporan berisi Daftar FOB yang direkam tiap petugas perekam data. Dalam proses ini , program komputer melakukan match data FOB ke Master-file-Profile- Pelanggan yang berisi :

a.     Kode Pelanggan (KP),

b.     Alamat pelanggan (AP), dan

c.     Status Pelanggan (SP) yaitu nilai komulatif utang-dagangnya yang selalu diupdate tiap hari berdasarkan transaksi pelanggan masing-masing.

Ø Keterangan :

·       Pelanggan yang SP-nya berisi nilai >1.000.000, FOBnya ditolak dan diminta agar utangnya diangsur dulu.

·       FOB yang SP-nya memenuhi kriteria dan barangnya tersedia di gudang berdasarkan  Master file Persediaan  yang  berisi  Kode Barang (KB), Nama Barang (NB), Jumlah Tersedia (JT)  dan Harga Satuan (ST), dicetak Surat Order  Barang  ke Gudang, Surat  Pengiriman  Barang kepelanggan, dan Faktur  Penjualan yang berisi Nama dan Alamat Pelanggan, Kode, Nama Barang, Jumlah yang dikirim, Harga Satuan/ Jumlah dan tanggal pembayaran yang diminta.

·       Khusus FOB yang diterima di Kantor Pemasaran Bekasi, FOB dikumpulkan lebih dulu kemudian dibundel per kelompok formulir dan tiap sore dikirimkan ke Kantor Pusat untuk direkam dan diolah dengan sistem pengolahan secara batch, dan hasilnya akan dikembalikan esok harinya.

·       Organisasi Publik - Kredit mengelola komputernya dengan baik: dalam perawatan, memonitor  stabilitas listrik, pendingin udara, serta asuransi.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

Dari uraian – uraian diatas dapat di tarik sebuah kesimpulan bahwasanya sistem komputerisasi  p enjualan kredit sangat memudahkan perusahaan dalam melayani para pelanggannya.

Daftar Pustaka

seribulangkah.files.wordpress.com/2009/03/1-sistem-informasi.ppt