Berkembangnya
usaha-usaha perdagangan yang sangat pesat pada saat ini menjadikan informasi
sebagai hal yang sangat penting peranannya dalam menunjang jalannya
operasi-operasi demi tercapainya tujuan yang diinginkan oleh perusahaan.
Demi mempermudah pelanggan atau konsumen mendapatkan
barang yang diinginkan dan dibutuhkan , maka suatu perusahaan atau organisasi
public harus menyediakan suatu kegiatan yaitu penjualan kredit.
Melihat betapa rumit dan susahnya proses pengajuan
kredit pada suatu perusahaan atau organisasi public – kredit. Maka penulis
berkeinginan menerapkan sistem komputerisasi penjualan kredit pada sebuah
perusahaan atau organisasi public – kredit yaitu berupa FOB ( Formulir Order
Beli ).
Ø
Sistem penjualan
yang masih manual dan kurang efektif dan efisien.
Ø Biaya operasional perusahaan terus meningkat dan tidak
seimbang dengan pendapatan perusahaan.
Ø
Lambatnya penanganan pelanggan oleh pihak
perusahaan atau organisasi public - kredit.
Ruang lingkup
masalah dalam penulisan dibatasi hanya pada permasalahan yang berhubungan
dengan transaksi penjualan kredit yang meliputi, pendataan pelanggan dan
produk, pemrosesan transaksi piutang dan pembayaran oleh pelanggan, dan
pembuaan laporan untuk pimpinan dan pelanggan.
Sistem informasi
penjualan adalah sistem informasi yang mengatur tentang penjualan baik yang
dilakukan secara piutang ataupun secara tunai pada perusahaan atau organisasi public – kredit terhadap
pelanggan yang meliputi transaksi penjualan itu sendiri dan transaksi
pembayaran yang dilakukan pelanggan. Transaksi piutang adalah transaksi dimana
pelanggan melakukan pembelian produk baik berupa barang ataupun jasa kepada perusahaan atau organisasi public – kredit. Sedangkan
transaksi pembayaran adalah transaksi dimana pelanggan melakukan pembayaran
atas piutang yang telah terjadi sebelumnya.
Sistem aplikasi
penjualan kredit memiliki beberapa elemen yang mendukung integrasi sistem.
Elemen-elemen sistem penjualan kredit yaitu :
1.
Akun Pengguna
Pada aplikasi penjualan kredit diperlukan
suatu aturan tentang hak untuk mengakses aplikasi, dalam hal ini disebut Akun
Pengguna (User Account).
2.
Pelanggan
Pelanggan
adalah salah satu elemen penting dan juga menjadi aktor pada beberapa kasus
yang ada pada sistem penjualan kredit.
3.
Produk
Selain
pelanggan, produk juga merupakan elemen penting pada sistem penjualan kredit.
Produk adalah barang dan jasa yang ditawarkan perusahaan atau organisasi public – kredit kepada
pelanggan.
4.
Piutang
Piutang
merupakan hasil dari relasi pelanggan dan produk. Piutang terjadi karena
pelanggan melakukan transaksi untuk membeli produk perusahaan atau organisasi public – kredit
5.
Detail
Piutang
Detail
piutang menjelaskan lebih detail transaksi piutang mengenai produk apa saja
yang dibeli oleh pelanggan dan juga untuk menghindari terjadinya duplikasi
nomor bon pada transaksi piutang yang dilakukan oleh pelanggan.
6.
Pembayaran
Pembayaran
merupakan pembayaran yang dilakukan pelanggan kepada perusahaan atau organisasi public – kredit atas transaksi piutang yang
telah terjadi sebelumnya.
7.
Detail
Pembayaran
Detail pembayaran menjelaskan lebih rinci transaksi
pembayaran mengenai nomor bon mana saja yang dibayar dan menghindari terjadinya
duplikasi nomor kwitansi pada pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan.
Sitem penjualan yang dilakukan oleh perusahaan atau sebuah organisasi
public yang dimana prosedur-prosedur penjualannya telah terkomputerisasi dalam
sebuah basis data.
Sedangkan dalam Kompeterisasi Penjualan Kredit pelanggan terlebih dahulu
harus mengisi formulir order beli ( FOB ) yang sudah disediakan oleh pihak
perusahaan atau organisasi public kredit. Dari FOB yang telah diisi oleh
pelanggan kemudian untuk didata oleh petugas perusahaan .
Infrastruktur
Komputerisasi Penjualan Kredit :
a.
Perangkat
Komputer ( PC )
1. Komputer
public ( digunakan para pelanggan
).
2. Komputer
petugas ( khusus petugas utk merekam FOB yang telah diisi pelanggan ).
b.
LAN ( Local Area
Network )
c.
Sistem Informasi
d.
Jaringan
Internet
Adapun pendukung infrastuktur yang lainnya yaitu :
}
Database
server, yaitu pusat dari form data FOB;
}
FTP
server, yaitu untuk melakukan kirim/terima berkas FOB
melalui jaringan komputer;
}
Mail
server, yaitu server yang melayani segala sesuatu yang berhubungan dengan surat
elektronik (e-mail);
}
Printer
server, yaitu untuk menerima permintaan-permintaan pencetakan, mengatur
antriannya, dan memprosesnya;
}
Perangkat lunak
yang digunakan untuk pembuatan FOB antara lain ; Ms.Office Access , SQL server
dan juga Oracle.
}
Perangkat
lunak yang paling banyak digunakan adalah Apache yang bersifat open source
(bebas terbuka-gratis). Untuk yang mengunakan Microsoft, terdapat perangkat
lunak untuk web server yaitu IIS (Internet Information Sevices). Sumber daya
manusia yang dibutuhkan dalam sistem informasi ini adalah :
a.
Database
Administrator, yaitu penanggung jawab kelancaran basis data.
b.
Network
Administrator, yaitu penanggung jawab kelancaran operasional jaringan
computer.
c.
System
Administrator, yaitu penanggung jawab siapa saja yang berhak mengakses
sistem.
Dalam Sistem
Komputerisasi Penjualan Kredit Organisasi Publik - Kredit , prosedurnya diatur sebagai berikut :
Ø Pelanggan mengisi
Formulir Oder Beli (FOB) dan oleh Bagian Penjualan
Ø FOB direkam ke
komputer oleh petugas tertentu yang sudah ditunjuk.
Data
yang direkam dari dokumen input FOB ialah:
1.
Kode
Pelanggan (KP),
2.
Kode
Barang (KB),
3.
Jumlah (JB) yang akan dibeli, dan
4.
TanggalFOBnya
(TG).
Pada
akhir jam kerja , dicetak Laporan berisi Daftar FOB yang direkam tiap petugas
perekam data. Dalam proses ini ,
program komputer melakukan match data FOB ke Master-file-Profile- Pelanggan
yang berisi :
a.
Kode
Pelanggan (KP),
b.
Alamat pelanggan
(AP), dan
c.
Status
Pelanggan (SP) yaitu nilai komulatif
utang-dagangnya yang selalu diupdate tiap hari berdasarkan transaksi
pelanggan masing-masing.
Ø Keterangan :
· Pelanggan yang
SP-nya berisi nilai >1.000.000, FOBnya ditolak dan
diminta agar utangnya diangsur dulu.
· FOB yang SP-nya
memenuhi kriteria dan barangnya tersedia di gudang berdasarkan Master file Persediaan yang berisi Kode Barang (KB), Nama Barang (NB),
Jumlah Tersedia (JT) dan Harga
Satuan (ST), dicetak Surat Order Barang ke Gudang, Surat Pengiriman Barang kepelanggan, dan Faktur Penjualan yang berisi Nama dan
Alamat Pelanggan, Kode, Nama Barang, Jumlah
yang dikirim, Harga Satuan/ Jumlah dan tanggal pembayaran yang diminta.
· Khusus FOB yang
diterima di Kantor Pemasaran Bekasi, FOB dikumpulkan lebih dulu kemudian
dibundel per kelompok formulir dan tiap sore dikirimkan ke Kantor Pusat untuk direkam
dan diolah dengan sistem pengolahan secara batch, dan hasilnya akan
dikembalikan esok harinya.
· Organisasi Publik - Kredit mengelola
komputernya dengan baik: dalam perawatan, memonitor stabilitas listrik,
pendingin udara, serta asuransi.
Dari uraian – uraian diatas dapat di tarik sebuah
kesimpulan bahwasanya sistem komputerisasi
p enjualan kredit sangat memudahkan perusahaan dalam melayani para
pelanggannya.
seribulangkah.files.wordpress.com/2009/03/1-sistem-informasi.ppt
